Ya hemos acabado nuestra formación, enviado currículums y, por fin, uno de esos múltiples posibles clientes nos contacta para ofrecernos un proyecto. ¡Nuestro primer encargo como profesionales!

Además de la ilusión innata que tenemos por ese nuevo logro en nuestra carrera, nos esforzamos en terminar el trabajo lo mejor posible; a fin de cuentas, queremos que nos vuelvan a dar trabajo. Pero, llega el momento que más tememos, y más si los números no son lo nuestro. La temida FACTURACIÓN.

Preparar las primeras facturas puede ser una odisea. ¿A este cliente le cobro el IVA? ¿Por qué a este otro no? ¿Hay diferencias entre un particular y una empresa? ¿Qué pasa con los impuestos en Canarias?

¡Que no cunda el pánico!

Lo primero de todo es pedir al cliente todos los datos necesarios para, posteriormente, rellenar todos los campos que necesitamos completar. Lo más práctico es crear un tipo de plantilla de factura (por cliente o por especialidad, como te resulte más cómodo) e ir reutilizándola en cada encargo que nos asignen. De esta manera, ahorraremos tiempo y calcularemos el total de forma mucho más rápida y automática.

Datos imprescindibles:

• Datos fiscales del cliente: nombre y apellidos si es un particular o razón social (denominación oficial de una empresa) si se trata de una empresa.
• Domicilio fiscal del cliente (dirección).
• NIF (para particulares) o CIF (para empresas).
• Datos fiscales del emisor: tu nombre y apellidos o el nombre de tu empresa, la numeración de la factura, la fecha de emisión*, el concepto de la factura (por ejemplo: traducción turística EN>ES) y el tipo impositivo (IVA e IRPF).

*Aunque no es obligatorio, se recomienda incluir la fecha de vencimiento de la factura.

¿Qué criterios aplicamos para el IVA e IRPF?

Es más sencillo de lo que parece, lo prometemos. Que lleve IVA o no dependerá del cliente:

• Sí lleva IVA cuando el cliente es español, pero no lleva IVA cuando su domicilio fiscal está en Canarias, Ceuta o Melilla.
• No lleva IVA si el cliente es de la Unión Europea, siempre que sea una empresa u otro autónomo y que tanto el cliente como tú estéis dados de alta como operadores intracomunitarios.
• No lleva IVA si el cliente está fuera de la Unión Europea.

¡Importante! Depende de lo que traduzcamos lleva IVA o no. Si traducimos una obra literaria, científica o artística sujeta a derechos de autor está exenta de IVA, según el artículo 20 de la Ley 37/1992 de 28 de diciembre.

¿Y qué pasa con el IRPF?

Todo dependerá del modelo al que nos hayamos apuntado cuando nos dimos de alta en Hacienda, al elegir el epígrafe del IAE profesional. Pero, por norma general, para los traductores autónomos debemos aplicar el IRFP de la siguiente manera:

Sí se aplica el IRPF cuando:

• somos autónomos dado de alta como actividad económica profesional y emitimos la factura a una empresa u otro autónomo.

No se aplica el IRPF en la factura cuando:

• somos autónomos dado de alta en actividad económica no profesional,
• siendo autónomos emitimos una factura a una persona física sin actividad económica,
• somos una sociedad o empresa,
• emitimos una factura a un cliente fuera de España.

Toda esta información está más detallada en los modelos 036/037 de la Agencia Tributaria.

Zanjado el tema de los impuestos, no podemos olvidarnos de incluir el método de pago, así como facilitar los datos bancarios y el plazo para que nuestros clientes nos abonen el importe.

Esperamos que con estas pequeñas aclaraciones el facturar no dé tanto miedo como parece; además, poco a poco se irá convirtiendo en una tarea más automatizada, pero de suma importancia.

Si te interesa volcar y generar todas las facturas y datos en un software o aplicación, te recomendamos algunas como A3factura, FacturasCloud, Quipu o Holded, seguro que son de ayuda.

Ahora bien, si el flujo de trabajo es muy continuo y tenemos mucha actividad de facturación o, por el contrario, nos cuesta muchísimo comprender todos estos conceptos, será el momento de incorporar en nuestras vidas la figura de gestor… seguro que dormiremos con más tranquilidad.

¡A facturar que es gerundio!

Silvia Nieto